Er is een heuse vereniging voor informatieprofessionals, de Koninklijke Nederlandse Vereniging voor Informatieprofessionals, ook wel KNVI. Een boeiende club mensen die een heel rijke schat aan kennis bijeen brengt. Samen met het creatieve productiebedrijf Umamedia uit Breda mocht ik meewerken aan drie documentaires van KNVI over de netwerk- en informatiesamenleving. Uit alle inzichten die ik vergaarde tijdens de laatste documentaire borrelde een idee op. Met verregaande consequenties.
Martijn Aslander waarschuwt dat veel te veel informatie ontoegankelijk wordt gemaakt. Hoe dat zit, legt hij uit in deze blog.
We horen en lezen steeds meer over cybercrime, maar in feite zijn we de afgelopen 20 jaar al opgegroeid met het idee dat we ontzettend moeten oppassen voor hackers en het lekken van informatie. De schrik zit er bij velen goed in, ondanks dat er om de haverklap van alles lekt door de zwakste schakel in het geheel: de mens. Die schrik zorgde er bij bestuurders, directies en IT’ers voor dat er op de werkvloer zo maximaal mogelijk wordt beveiligd. Als je alle computers dichttimmert en de onwetende of onkundige eindgebruiker geen kans geeft om informatie te laten stelen of vernietigen, komt alles wel goed.
Een hels gedoe
Die gedachte klopt en is erg vaak meer dan terecht. Maar al deze 'datakluizen' zijn nu zo ontzettend op slot gezet dat informatie erin en eruit halen een hels gedoe is geworden. Begrijp me niet verkeerd; voor alle formele informatie is dat een verstandige keuze binnen de mogelijkheden die er zijn. Maar de realiteit is dat formele informatie maar een fractie vormt van de dagelijkse berg informatie die medewerkers door hun handen laten gaan.
Brokjes informatie
Vanaf het moment dat scherm- of kenniswerkers wakker worden tot het moment dat ze gaan slapen zijn ze informatie aan het opsnuiven en vastleggen. Een gedachte naar aanleiding van een stukje podcast, een strofe uit een boek, een pagina uit een vaktijdschrift, een anekdote bij het koffieapparaat. Allemaal brokjes informatie die in de dagelijkse soep gaan die werk heet. David Allen schreef al in 2001(!) in Getting Things Done dat de hoeveelheid informatie zo geëxplodeerd is dat je hoofd dat niet allemaal kan bijhouden.
"Niemand heeft ons geleerd hoe we informatie moeten filteren, ordenen, of opslaan. De realiteit is dat het bij veel bedrijven op de werkvloer een janboel is als het gaat om informatie."
Micro-notities
Niemand heeft ons echter geleerd hoe we informatie moeten filteren, ordenen, of opslaan. De realiteit is dat het bij veel bedrijven op de werkvloer één grote janboel is als het gaat om informatie. Volgens een recent onderzoek van Microsoft zijn we 240 uur per jaar kwijt aan zoeken. Bij mijn masterclasses en optredens vraag ik altijd wie er wel eens een mail stuurt aan zichzelf. Dat is een symptoom van een onderliggend probleem. We weten niet waar we die brokjes taken, gedachten en ideeën moeten laten. Ik noem ze micro-notities, te klein om er een document voor op te stellen.
Informatiegeletterdheid
De kenniswerker mist een cruciale skill om dit goed te kunnen doen; informatiegeletterdheid. Domweg omdat niemand erover praat en niemand het je leert. Inmiddels zijn daar veel manieren voor, alleen is het lullig dat geen van de grote Office-suites, Lotus, Google en Microsoft daar een goed antwoord op heeft. Die zijn allemaal ‘document-georiënteerd’. En alle alternatieven die er zijn, van todo-apps tot en met intelligente note-taking apps als Evernote, Notion of Obsdian worden op de werkvloer niet toegelaten. Het voornaamste argument daarvoor is dat dat 'niet veilig is'.
De documentaire 'Kenniswerk', ook te vinden op www.watiskenniswerk.nl, leverde Martijn Aslander het idee op voor 'het getal van Aslander'.
Frustratie en tijdverlies
Maar wat nu als we daar eens kritisch naar kijken? Hoeveel procent van alle informatie die je voor je werk en je ontwikkeling daarin zou willen opslaan mag NOOIT naar buiten? Ik vroeg het aan zo'n 20.000 mensen de afgelopen jaren. Op de werkvloer en in de top. In de praktijk is dat voor iedereen anders. Afhankelijk van waar je werkt, en wat voor soort werk je doet, schommelt het doorgaans tussen de 5 en de 16 procent. Dus om 16 procent te beveiligen zetten we 100 procent van de IT op slot. Hier gaat wat mis. Qua werkplezier, qua slagkracht en qua innovatie. Nog los van frustratie en tijdverlies.
Getal van Aslander
Ik noem dit het getal van Aslander. Een dynamisch getal dat uitdrukt hoeveel procent van de informatie die een gemiddelde medewerkers in jouw organisatie dagelijks krijgt ook echt beveiligd moet worden. Ga het gesprek er maar eens over aan met het management en met de IT-afdeling. En als je daar niet op kunt of wilt wachten; schaf een vierdehands Macbook aan. Weinig gedoe met onderhoud en virussen en meer dan prima om die overige 84 procent van je werk mee te kunnen doen. Meer werkplezier en een beter carrière verzekerd!
Martijn Aslander (foto: De Ondernemer) is oprichter van digitalefitheid.nl.
V-Hub is een inspiratie- en kennisplatform voor het MKB. Deze column is op persoonlijke titel geschreven en vertolkt de mening van de auteur.