Digital Cleanup Day: 3 redenen om nú de bezem te pakken - en 3 tips

Het internet en alle services die daaronder hangen, produceren maar liefst 900 miljoen ton aan CO2 per jaar. En dat ene vlugge mailtje dat u vanochtend de deur uitdeed, van pakweg 1MB? Die ging gepaard met 20 gram CO2-uitstoot. We staan er nauwelijks bij stil. Nét als de risico’s en de digitale kansen die we dagelijks onbewust door onze vingers laten glippen.  Met het digitaal opschonen van uw business, verkleint u niet alleen uw CO2-footprint, maar wat dacht u van uw cybersecurity? De accuraatheid van uw datasets?

1. Maar liefst één op de vijf ondernemers wordt slachtoffer van cybercriminelen, die het hebben voorzien op uw digitale rommelkast aan data. Het opschonen en beveiligen van uw datasysteem is dus cruciaal.
2. Vervuilde data zijn een smet op uw businessdoelstellingen. Zéker wanneer u gebruikmaakt van een CRM-systeem. Vervuilde of non-actuele data slippen uw systemen dicht, zijn niet bruikbaar en nemen vooral veel ruimte in beslag.
3. Data-driven ondernemen: u doet het al óf uw oren suizen ervan. Juiste, complete datasets geven pas écht inzicht in uw businessdoelstellingen, uw klanten en kansen. Maar zijn uw databases en tools verouderd? Dan vaart u op onvolledige informatie die u de weg naar innovatie en vooruitgang belemmeren. 

Aart de Vos, Enterprise Architect bij Vodafone ziet het veel gebeuren: ondernemers die hun databases laten dichtslippen. "Vijftig procent van alle data die ondernemers – bewust of onbewust – opslaan, is onnodig en puur ruimteverspilling."

Over wat voor data hebben we het dan?

“Dat zijn in veel gevallen dubbele bestanden, oude versies van documenten en automatisch opgeslagen media. Maar database-vervuiling zit ‘m ook vaak in email-bestanden. Stel dat je een groepsmail met een grote bijlage stuurt naar 50 collega’s; dan wordt dat bestand dus alweer 50 maal opgeslagen.”

 Wat is er zo schadelijk aan een onopgeruimde database?

“Enerzijds is het security-technisch een risico: hoe meer data je opslaat, hoe meer er ‘gestolen’ kan worden. Daarnaast is er een financiële component. Hoe meer data je opslaat, hoe meer geheugen – of wel ruimte – je nodig hebt. En die ruimte kost geld. Of je nu werkt met een harde schijf of in de Cloud; voor data-opslag moet je betalen. En dan hebben het nog niet over het belangrijkste thema gehad, namelijk duurzaamheid.” 

Wat hebben mijn oude bestanden te maken met duurzaamheid?

“De opslag die je gebruikt voor al die verouderde documenten, kost energie. En energie levert emissie. Wanneer je slimmer omgaat met je data-opslag, heb je minder ruimte nodig, minder techniek, dus stoot je minder uit.” 

Als we het hebben over duurzaamheid, veiligheid en efficiëntie: is werken in de Cloud dan de heilige graal?

“Voor kleinere ondernemers, die niet beschikken over een geavanceerde IT-unit, is de Cloud inderdaad prettig. Wanneer je bent aangesloten bij een Cloud-aanbieder, nemen zij al een groot deel van de cyber security voor hun rekening. Dat heb je niet wanneer je een eigen datacenter in beheer hebt. Daarnaast is het inderdaad efficiënt door verschillende toegankelijkheidsopties. In zekere zin is het ook duurzamer. De Cloud is elastisch, wat wil zeggen dat je alleen de ruimte gebruikt die je op dat moment nodig hebt.” 

Bij servers in eigen beheer denken we ook al snel aan ronkende monitors die dag en nacht aanstaan…

“IT-infra – hardware in dit geval – is op zichzelf uiteraard al vervuilend door de schadelijke grondstoffen die erin worden verwerkt en de energie die het verbruikt. Ook in dat opzicht moeten we met zijn allen veel beter kijken naar de apparatuur waarmee we werken. Welke apparaten kunnen worden vervangen voor energiezuinige, duurzame opties? Moderne apparaten worden inmiddels steeds duurzamer geproduceerd en bevatten minder schadelijke materialen.”

Tip 1 - Stuur geen attached document, maar een link. Wil je een document delen? Stuur dan geen bijgesloten document, maar een link naar een server, waar het document te vinden is. Dit scheelt server-ruimte én is door de maker te alle tijden aanpasbaar.

Tip 2 - Beperk je versiebeheer op platformen zoals Microsoft Teams of Sharepoint. Telkens wanneer je via deze kanalen een nieuwe versie van een document bewaart, wordt de oude versie automatisch opgeslagen tot wel 500 keer. Stel dat je dit beperkt tot maximaal 50 versies: dat zou al enorm veel ruimte besparen.

Tip 3 - Veeg je inbox elke maand leeg. De helft van de e-mails die je ontvangt is waarschijnlijk niet relevant. Het betreft ofwel groeps-mails ofwel berichten waarin je zelf in de CC staat. Gooi ze weg (en leeg vervolgens ook de deleted-folder). 

Samen met ondernemers slaat Vodafone de handen ineen. Innovatie en verduurzaming moet immers niet voelen als rem, maar als katalysator. Laten we samen kijken naar de kansen die u als ondernemer kunt benutten om nóg meer uit uw data te halen, nóg slimmer in te spelen op innovatieve ontwikkelingen. Hoe we dat doen? We hebben waardevolle samenwerkingen met partners in digital en innovation, waarmee we nieuwe lijnen uitzetten onderzoeken hoe het makkelijker kan en naar het ‘next level ondernemen’.  

Geïnspireerd? Wij zijn uw sparringpartner en kunnen niet wachten u en uw business te leren kennen.