We moeten het over onderhoud hebben. Alles dat we intens gebruiken, slijt en vervuilt door gebruik. Dat geldt voor ons gebit en voor ons huis. Mensen die meer dan vier uur per dag voor hun werk naar een beeldscherm kijken, zijn zich vaak niet bewust van het belang van onderhoud van hun digitale werkgereedschap. Door de explosie aan informatie de afgelopen jaren en het steeds intensiever gebruik van de combinatie computer, tablet én smartphone lopen mensen meer vast dan ze zich bewust zijn.
Mensen die meer dan vier uur per dag voor hun werk naar een beeldscherm kijken, zijn zich vaak niet bewust van het belang van onderhoud van hun digitale werkgereedschap. Blogger Martijn Aslander pleit ervoor dat iedereen daar tijd voor vrij maakt.
Doordat de digitale drempels zo laag zijn en bandbreedte en opslagcapaciteit nauwelijks nog een issue zijn, kunnen we gerust spreken van een ongekende golf aan informatie en data die we ergens kwijt moeten. Maar waar dan? En hoe dan? Uit de hersenwetenschap weten we dat volle in-boxen, of dat nou mail is, of LinkedIn of Whatsapp, op onbewust niveau leiden tot onrust. Je innerlijke stemmetje vraagt zich steeds af of je niet iets vergeten bent en waar dat éne brokje informatie ligt. Dat is doodvermoeiend en de kans is groot dat je je eraan overgeeft en je laat meevoeren in de eindeloze stroom berichten en documenten.
Wat te doen? De laatste keer dat onderhoud onderdeel uitmaakte van het publieke discours was toen Robert Pirsig in 1974 zijn boek 'Zen en de kunst van het motoronderhoud' uitbracht. Maar dat had meer met filosofie te maken dan met onderhoud. Op school en in bedrijfscursussen is er geen aandacht voor informatie-geletterdheid, laat staan voor onderhoud.
The Weekly Review
Waar laat je informatie, hoe organiseer je informatie en waarmee doe je dat? David Allen schreef er al in 2001 een succesboek over: Getting Things Done. Met daarin een belangrijk stuk over onderhoud, dat hij de Weekly Review noemt. Het afgelopen jaar maakte Tiago Forte furore met zijn PARA-methode die schermwerkers helpt met het bieden van meer houvast voor het opslaan van informatie. Helaas is praten en denken over digitaal onderhoud nog voorhoedewerk. En dat is jammer. We belasten onze pre-frontale cortex, evolutionair het jongste deel van ons brein, onnodig intensief. David Allen toonde aan dat mensen met veel zorgen, bijvoorbeeld over geld, het beste een stuk papier en een pen kunnen pakken. Schrijf alle zorgen op. En alle gedachten en ideeën. Tot je een aantal A4tjes vol hebt. Het blijkt dat mensen die dit doen daarna acuut minder zorgen en stress ervaren. Omdat ze overzicht hebben. De verspreide informatie over mappen, submappen, documenten en inboxen zorgen voor een gebrek aan overzicht.
Zo ruim je digitaal op
Er is een goede kans dat mensen thuis met regelmaat hun volle prullenbak vervangen, de brievenbus legen en hun kleding opruimen. Waar begin je als het op het digitale equivalent hiervan aankomt?
“Steel met je ogen en leer vooral van degenen die je voorgingen.”
1. Kijk of je het aantal in-boxen dat je gebruikt kunt terugbrengen. En stel daar waar mogelijk email filters in die je helpen bij het schiften en categoriseren.
2. Plan in je agenda een paar uur onderhoud en opruimen per week. Heb je daar geen tijd voor? Plan dan een halve dag per week! Deze investering gaat je namelijk tijd opleveren.
3. Google naar alles wat je kunt vinden over 'Weekly Review' en 'PARA-methode'. Steel met je ogen en leer vooral van degenen die je voorgingen.
4. Investeer een half uur per week in Persoonlijk Kennis Management (PKM) en digitale vaardigheden zoals sneltoetsen en handige OCR-oplossingen die tekst in foto's omzetten naar platte tekst.
5. Plan elk kwartaal een hele dag in voor groot onderhoud.
Zo kijken naar je digitale onderhoud levert je tijd op. Voor andere zaken. Die ene kast die moet worden uitgeruimd bijvoorbeeld, of de zolder.
Martijn Aslander (foto: De Ondernemer) is oprichter van digitalefitheid.nl. Foto in tekst: JESHOOTS.COM/Unsplash.
V-Hub is een inspiratie- en kennisplatform voor het MKB. Deze column is op persoonlijke titel geschreven en vertolkt de mening van de auteur.