De vakantieplanning die iedereen past? Zo maakt u 'm zonder gedoe
Is het bij u op de zaak ook deze zomer weer gelukt om de vakantieplanning rond te krijgen – zonder gedoe en kans op onderbezetting? Het vakantierooster vullen kan een complexe zaak zijn. Het wordt een stuk makkelijker als medewerkers er zelf aan meewerken. Zo worden ze als het ware ambassadeurs van de gemaakte keuzes. Zelfs als het niet lukt om alle aanvragen goed te keuren, is de kans groot dat de tevredenheid hoger is, legt consumentenpsycholoog Patrick Wessels uit.
Hoe zorgt u ervoor dat u soepel een vakantieplanning maakt met uw medewerkers – zonder scheve gezichten en zonder kans op onderbezetting?
Hoe zorgt u er samen voor dat de vakantieplanning iedereen past, misschien zelfs met minder inspanning van uw kant?
Betrek medewerkers bij vakantieplanning
Nodig medewerkers uit om mee te denken over het vakantierooster en de planning die daarvoor nodig is. Bied de mogelijkheid om zich aan te melden voor een vakantiecommissie of vraag iedereen om input, bijvoorbeeld binnen een klein bedrijf of van een specifieke afdeling. Nodig ieder jaar opnieuw extra medewerkers uit, om te rouleren in de commissie of te voorkomen dat iemand zich gepasseerd voelt. Door te rouleren voorkomt u bovendien dat bepaalde medewerkers anderen (of zichzelf) voortrekken.
Door medewerkers te betrekken krijgt u automatisch meer medewerking. Maak er een gezamenlijke uitdaging van, waardoor u samen op zoek gaat naar de beste oplossing. Dat voorkomt dat u het vakantierooster van bovenaf moet opleggen, met het risico dat dit tot teleurstellingen of zelfs ontevredenheid zal leiden.
We delen drie tips om de betrokkenheid te vergroten.
1. Leg samen vakantie-afspraken vast
Slecht nieuws vindt niemand leuk. Toch kiezen de meeste mensen liever voor slecht nieuws dan aan (langdurige) onzekerheid. Soms moet u een vervelende boodschap brengen, die toch beter valt dan iemand in het ongewisse laten.Daarom is het verstandig om al vroegtijdig samen vakantie-afspraken vast te leggen. U kunt dat formeel doen in een vakantiereglement, al kunt u de bijeenkomst daarvoor natuurlijk zo informeel organiseren als u wilt. U kunt hierin bijvoorbeeld opnemen dat:
- (Bepaalde) medewerkers in bepaalde (piek)periodes geen vakantie kunnen opnemen
- (Bepaalde) medewerkers in bepaalde (dal)periodes verplicht vakantie moeten opnemen
- Er per kalenderjaar eventuele collectieve vakantiedagen gelden, waarop medewerkers sowieso vrij zijn
U bepaalt in principe zelf hoe u het vakantiereglement opstelt. Houd uiteraard wel rekening met wettelijke bepalingen, net als een eventuele CAO of andere afspraken die u met medewerkers hebt gemaakt. Door medewerkers te betrekken bij het opstellen van het vakantiereglement voorkomt u dat dit voor hen als een verrassing komt.
“Bepaal samen de deadline voor vakantieaanvragen, waar alle medewerkers zich aan moeten houden.”
2. Kondig het aan én begin op tijd met plannen
Kondig op tijd aan dat u start met het maken van de vakantieplanning. Kondig dat aan bij de vakantiecommissie én bij alle andere medewerkers. Stimuleer op die manier de ervaren urgentie om hierover mee te denken en samen tot ideeën en oplossingen te komen.Tip: overleg aan het begin van het kalenderjaar over de vakantieplanning voor het komende jaar. Of doe dat aan het eind van het jaar, als dat medewerkers helpt om hun (zomer)vakantie op tijd te boeken. Vraag personeel om hun input, om ook dit in overleg te doen.
Geef al vroeg aan in welke perioden u onderbezetting verwacht. En vraag medewerkers naar de momenten gedurende het jaar waarin het de afgelopen keer bijvoorbeeld niet geweldig ging. Stel op die manier samen vast waar de knelpunten zitten, om die bespreekbaar te maken.Let op: u bent als werkgever wettelijk verplicht om medewerkers de mogelijkheid te bieden het minimaal aantal vakantie-uren op te nemen. Bovendien moet u op een vakantieaanvraag binnen veertien dagen schriftelijk reageren. Reageert u niet? Dan staan de vakantiedagen voor de medewerker vast.
3. Laat medewerkers zelf het vakantierooster maken
Ten slotte is het een goed idee om medewerkers uit te nodigen om zelf het vakantierooster te maken. Een team dat goed functioneert is immers ook gezamenlijk verantwoordelijk, waaronder voor de continuïteit en dus de vakantie.Stel het team een paar vragen, om de discussie op gang te brengen:
- Welke minimale bezetting is er nodig?
- Hoeveel medewerkers zijn er tijdens de vakantie nodig?
- Wie zou er voorrang moeten krijgen bij vakantieaanvragen?
Laat het vervolgens aan het team zelf om met een oplossing te komen voor het vakantierooster. De kans is groot dat ze hier in onderling overleg goed uitkomen.
Betrokken medewerkers als ware ambassadeurs
Betrokken medewerkers zullen zich veel meer als ambassadeurs gedragen. Ze hebben de keuzes gemaakt, hebben hun inbreng gehad of hebben zelf ingestemd met wat er is voorgesteld. Dat voorkomt onnodige teleurstellingen, wrijving en andere uitdagingen. In plaats daarvan staan de medewerkers erachter en maken ze bijvoorbeeld afspraken om de volgende keer iemand anders voorrang te geven.
Houd intussen natuurlijk een vinger aan de pols en let op eventuele wettelijke of CAO-beperkingen. Gebruik de betrokkenheid van medewerkers om in onderling overleg tot de beste oplossing te komen. Geef richtlijnen waar dat nodig is en stuur bij als de situatie daar om vraagt. Op die manier faciliteert u een situatie waarin medewerkers zich betrokken voelen, samen tot een oplossing komen en waarin u zelf minder omkijken hebt naar de uitdagende vakantieplanning voor de komende vakantie(s).
Hoe pakt u het vervolgens aan? 5 tips
- Maak een basisrooster met de minimale bezetting – Begin alvast met een basisrooster, met de minimale bezetting. Breng op die manier in kaart hoeveel uren en dagen u per afdeling of per functie nodig hebt. Ga uit van het minimum en houd rekening met seizoenseffecten, waardoor het op kantoor of in de winkel eventueel rustiger kan zijn.
- Stel een duidelijke deadline voor vakantieaanvragen – Geef duidelijk aan voor welke datum u de aanvragen wilt ontvangen, om daarna de vakantieplanning te gaan maken.
- Verdeel de voorrang voor de vakantieaanvragen – denk aan medewerkers met schoolgaande kinderen of medewerkers die veel mantelzorg doen. Daarnaast kunt u bijvoorbeeld voorstellen om de voorrang om het jaar anders te verdelen, zodat alle medewerkers een keer aan de beurt komen.
- Stimuleer medewerkers om extra uren of dagen te maken – Met name part-timers en oproepkrachten zoeken vaak juist tijdens de vakanties naar extra uren of dagen om te werken.
- Publiceer de vakantieplanning – Het creëert een belangrijk gevoel van controle bij medewerkers, omdat ze zelf kunnen zien wanneer ze moeten werken.
