Thuiswerken post-corona: 5 praktische (en slimme) tips

Bepaal allereerst of thuiswerken past bij uw organisatie. En zo ja, bepaal dan voor welke werknemers dit goed geschikt is. Stel uzelf daarvoor deze 5 vragen:

1. Hoe doen werknemers hun werk? - Op welke manier doen werknemers hun werk? Welke afspraken maken zij en wat zijn de processen die ze gebruiken om tot hun resultaten te komen?
2. Wat hebben ze daarvoor nodig? - Welke praktische gereedschappen, systemen, applicaties en programma’s hebben ze daarvoor nodig? En hoe kunt u die beschikbaar maken?
3. Wie werken er samen? - Denk na over wie er samenwerken, en in welke vorm ze dat doen. Is het belangrijk dat werknemers fysiek bij elkaar zijn of kan dat op afstand?
4. Wanneer doen ze dat? - Wanneer werken de verschillende werknemers aan hun taken? Is dat op vaste dagen en tijden of kan dit ook ’s morgens vroeg, ’s avonds laat of bijvoorbeeld in het weekend zijn?
5. Waar zijn ze het meest productief? - Zijn werknemers vooral op kantoor of juist thuis productief? Waar komen ze het best tot hun recht, rekening houdend met de antwoorden op bovenstaande vragen?
   

Procesmatig vraagt thuiswerken voor veel bedrijven om een aantal belangrijke spelregels. Alleen op die manier krijgt u alle neuzen dezelfde kant op en heeft thuis in plaats van op kantoor werken toegevoegde waarde. Dat lukt op de volgende manier:

Combineer agile, digitalisering en meer focus - Thuiswerken biedt kansen en speelt in op veranderingen in de maatschappij. Het biedt mogelijkheden om meer agile te werken, afgestemd op de digitalisering die er heeft plaatsgevonden. Bovendien levert het, mits goed uitgevoerd, meer focus op bij werknemers.

Voorkom vergaderingen zonder voordelen - Thuiswerken maakt voor veel bedrijven een einde aan vergaderingen zonder voordelen. Het zijn zinloze bijeenkomsten, omdat daar doorgaans weinig uitkomt. Bepaal vooraf of het gaat om een brainstorm, of er knopen kunnen worden doorgehakt of dat er eigenlijk (nog) geen reden is om te vergaderen.

Durf het anders te doen: ga uit van unieke processen - Dat veel bedrijven het thuiswerken omarmen betekent nog niet dat u dat ook (voor alle werknemers) moet doen. Ga uit van de unieke processen en bepaal voor wie die wel en niet waardevol is. En loop niet zomaar mee met 60 procent thuiswerken of 3 dagen op kantoor en 2 thuis. Stem dit af op wat er daadwerkelijk plaatsvindt binnen uw bedrijf.

1. ’Naar het werk gaan’

Ook thuiswerken is werken, dus werknemers hebben er voordeel van als ze gewoon ‘naar hun werk gaan’. Adviseer ze bijvoorbeeld om een aparte werkruimte in te richten. En stel ze voor om een vaste begintijd te hanteren, waarop ze ‘op hun werk’ moeten zijn. Dat helpt om in de juiste mindset te komen, en productief aan de slag te gaan.Tip: zorg in de werkruimte voor een goede bureaustoel, een goed (zit-sta) bureau, een monitor op hoogte en een ergonomisch toetsenbord. 

Weet ook dat de werkgever vanuit de Arbowet verplicht is om te zorgen dat medewerkers ook thuis veilig en gezond kunnen werken. Bovendien zorgen de juiste middelen ervoor dat u thuis minstens net zo productief kunt werken als op kantoor. Zo kan de grootte van een beeldscherm al een heel verschil maken in productiviteit. 

2. Rust en regelmaat: een nieuwe routine

Er werkt maar weinig zo productief als voldoende rust en regelmaat. Het brengt stabiliteit, en helpt een nieuwe routine te ontwikkelen. Adviseer werknemers een routine te creëren door bijvoorbeeld op een vaste tijd op te staan, te gaan douchen, ontbijten en daarna aan het werk te gaan. Voorkom dat het ontbijt samengaat met de eerste meetings of het beantwoorden van de eerste e-mails. Hanteer bovendien (relatief) vaste werktijden, net als op kantoor. Het is mogelijk om daar soms in te variëren, maar slechts door dit vooraf te plannen. De regelmaat voorkomt dat het aan het eind van de dag lastig is om daar een eind aan te maken.

3. Plan de pauzes alvast in

Er valt thuis van alles te doen, ook al zou een werknemer daar bij een werkdag op kantoor geen tijd voor hebben. Misschien is de vaatwasser klaar, moet er alvast wat voorbereid worden voor het eten of staat het onkruid steeds hoger in de tuin. Al die taken kunnen afleiden van het werk, en kunnen ineens heel belangrijk lijken. Help werknemers door hen vooraf de pauzes alvast in te laten plannen. Vraag ze om na te denken over de beste momenten om 15 minuten, 30 minuten of wat langer pauze te nemen. Er is dan tijd voor klusjes in het huishouden of andere privé-taken die liggen te wachten. 

4. Werk volgens de Pomodoro-techniek

Vertel werknemers die gaan thuiswerken bijvoorbeeld over de Pomodoro-techniek. Het is een methode die helpt om focus te houden voor een specifieke taak:

• Voorkom afleidingen door notificaties en e-mails
• Zet een timer voor 25 minuten en ga aan het werk
• Neem 5 minuten rust zodra de timer af gaat
• Stel de timer weer in en ga aan het werk
• Doe 4 van deze sessies en neem dan 30 minuten pauze 

5. Bepaal wanneer het klaar is

Help werknemers die thuiswerken tenslotte door ze al vooraf na te laten denken over wanneer hun werkdag erop zit. Adviseer ze tot een vaste eindtijd te werken. En vraag ze bijvoorbeeld om ’s morgens een to do-list te maken. Zodra de taken zijn afgerond zit het werk erop, dus kunnen ze ‘naar huis’ en is er morgen weer een dag.