Zo gaat uw bedrijf van hybride naar toekomstgericht werken
Hybride werken is here to stay. Het gaat niet alleen over wáár we werken, maar vooral ook hóe we met elkaar werken. Volgens organisatiefuturoloog Arjen Banach moeten we de manier waarop we met elkaar werken opnieuw uitvinden. Eén ding staat vast: Organisaties die medewerkers hun werk opnieuw laten uitvinden, zijn de winnende organisaties van de toekomst. Als ondernemer kunt u hieraan bijdragen door het creëren van de juiste cultuur, leiderschap en technologie. Hoe u dit doet, leest u hieronder.
Om goed autonoom te kunnen beslissen over hun werk, moeten medewerkers zich bewust zijn van hun niet-zinvolle taken. Organisaties moeten hun medewerkers in staat stellen hun werk opnieuw laten uitvinden, zegt organisatiefuturoloog Arjen Banach. Hij brengt dit naar voren in zijn optreden in aflevering 2 van de gloednieuwe serie #techtalks van Vodafone Business en Business Insider. Bekijk de #techtalk van Arjen Banach.
Voordelen van toekomstgericht werken*
De voordelen van toekomstgericht werken zijn omvangrijk. Ten eerste brengt het vernieuwing en innovatie, omdat medewerkers loskomen uit bestaande structuren. Werken in nieuwe en afwisselende omgevingen maakt medewerkers creatiever en productiever. Zij zullen letterlijk vanaf een afstand kritisch naar hun manier van werken kijken. Doordat ze minder overbodige taken uitvoeren, gaan ze hun werk opnieuw uitvinden en voegen ze meer waarde toe.
Toekomstgericht werken stimuleert dus vertrouwen, waardoor medewerkers naar eigen inzicht hun werk kunnen uitvoeren en zo hun beste werk laten zien. Daarnaast draagt het bij aan de roep van veel mensen om flexibel te werken. Bovendien bevordert toekomstgericht werken duurzaamheid en leidt het tot een besparing op kantoorkosten.
Tips voor ondernemers
Meer vrijheid in waar en wanneer er gewerkt wordt, brengt nieuwe uitdagingen voor ondernemers met zich mee. Omdat sturen op hóe er gewerkt wordt minder mogelijk is, zult u meer outputgericht gaan leidinggeven. Een aantal dingen is daarbij belangrijk. Bijvoorbeeld zoveel mogelijk transparantie creëren en zorgen voor een cultuur van informatie- en kennisdeling. Niet alleen vakinhoudelijk, maar ook over bredere ontwikkelingen binnen het bedrijf. Betrek alle medewerkers en zorg dat iedereen zoveel mogelijk meedoet. Dit kunt u doen door verbinding op afstand te creëren en faciliteren.
Zorg dat er regelmatig contactmomenten met medewerkers zijn. Ook is het van groot belang om te handelen vanuit vertrouwen. Vertrouw op het talent en de intrinsieke motivatie van uw medewerkers. Zij zijn als beste in staat om zinvol van zinloos werk te onderscheiden. U kunt daaraan bijdragen door te bouwen aan een cultuur van aanspreken en feedback geven.
Investeren in technologie
Toekomstgericht werken is vooral een uitdaging op het gebied van cultuur en leiderschap, maar ook een technologische. Doordat u kunt besparen op de huur van een (groot) kantoorgebouw, kunt u dit budget inzetten voor investeringen in de juiste technologie. Onthoud wel, technologie is altijd een middel en nooit een doel op zich. Betrek ook hier uw medewerkers bij. Zij zijn als geen ander in staat om aan te geven welke technologie en andere resources zij nodig hebben in het uitoefenen van hun vak.
U kunt daarom een budget naar eigen inzicht beschikbaar stellen. En verdiep u eens in de technologische mogelijkheden van de toekomst: hoe kunnen AI, avatars, de metaverse en andere online meeting tools uw medewerkers ondersteunen en aansturen, zodat zij het beste uit zichzelf kunnen halen?
Stimuleren van autonomie
Om goed autonoom te kunnen beslissen over hun werk, moeten medewerkers zich bewust zijn van hun niet-zinvolle taken. Zo kunnen ze beter leren omgaan met de tijd die ze besteden aan e-mailen en vergaderen. Hieronder volgen een aantal feiten en tips:
- E-mails die in de cc of bcc worden gestuurd zijn vrijwel nooit relevant voor de ontvanger. Het lezen ervan bevordert de productiviteit niet.
- Voor elke interne e-mail die gestuurd wordt, komen er 1,8 e-mails terug. Beperk het aantal interne e-mails per dag daarom tot maximaal 5.
- Zodra u e-mails van anderen gaat lezen, gaat uw productiviteit omlaag. Start daarom de eerste 2 uur van uw werkdag geen Outlook op.
- Medewerkers besteden standaard de tijd die voor een vergadering die gepland staat, ook als die niet nodig is. Plan daarom korte vergaderingen in.
- Plan daarom minimaal 1 vergadervrije dag per week in. Op deze dagen zijn medewerkers het meest productief.
* Toekomstgericht werken gaat over tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Het omvat hybride werken (deels thuis, deels op kantoor) en remote werken (volledig op afstand). Het gaat óók over hoe we met elkaar samenwerken. Medewerkers moeten niet alleen hun werk uitvoeren, maar ook opnieuw uitvinden. Door zoveel mogelijk te focussen op zinvol werk zijn ze productiever en voegen ze meer waarde toe aan een organisatie.
Meer weten over toekomstgericht werken in uw bedrijf? Bekijk de #techtalk van Arjen Banach.